Mind Mapping

Pour réussir une réunion productive, vous devez prévoir un ordre du jour. Le mind mapping va vous aider à proposer un ordre du jour clair et synthétique.

Réaliser une carte modèle pour l’ordre du jour

Dans un premier temps, vous pouvez créer une carte modèle pour servir de base à vos ordres du jour. Il reprendra certaines questions de bases :

• Pourquoi ?
• Qui ?
• Quoi ?
• Quand ?
• Où ?

Compléter la carte modèle pour chaque réunion

Lors de chaque réunion, vous pourrez vous baser sur cette carte modèle pour prendre des notes. N’oubliez pas d’envoyer l’ordre du jour aux participants avant la réunion. Ainsi, à leur tour, ils pourront la préparer noter leurs questions par exemple. Dans tous les cas, cet ordre du jour servira de « teasing » et mettra leur cerveau en appétit.
Pensez également à limiter le temps de la réunion. Bien souvent une heure suffit amplement.
Enfin, choisissez également les participants de la réunion avec soin.

Les cartes de cet article ont été réalisées par Franco Masucci

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre livre Managez avec le mind mapping coécrit avec l’équipe de Signos.

 

Idéalement, vous devez concevoir une réunion comme un projet à part entière. Vous allez pouvoir utiliser le mind mapping pour structurer votre projet de réunion.

Vous pouvez dès lors démarrer votre réunion à partir d’un modèle.

Démarrer à partir d’un modèle

Chaque projet contient les éléments suivants :

• des objectifs
• des ressources
• des phases

Concevoir une réunion comme un projet permet de en rien oublier.

Compléter la carte de votre projet de réunion

A ce stade, vous pouvez compléter la carte pour mieux organiser votre réunion.

Une réunion sans soucis nécessite une bonne préparation. Vous pourrez vous baser sur la branche ressources matérielles de votre carte projet pour ne rien oublier (vidéoprojecteur, ordinateur portable, supports).
La disposition de la salle impacte également sur le bon déroulement de la réunion.

Les cartes de cet article ont été réalisées par Franco Masucci

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre livre Managez avec le mind mapping coécrit avec l’équipe de Signos.

Prendre des notes en mind mapping pour réaliser un compte rendu de réunion permet de gagner un temps précieux. En effet, lors des réunions, d’une part, personne n’aime rédiger les compte rendus et d’autre part, personne ne les lit….. Le mind mapping permet de rester actif durant la prise de notes. De plus, il offre une synthèse qui suffit parfois amplement.

Les ingrédients d’une carte pour un compte rendu

Pour réaliser le compte rendu de la réunion, vous devez notamment noter les éléments suivants :

• Informations échangées
• Remarques
• Questions
• Décisions prises
• Actions

Les 2 possibilités pour composer votre carte de prise de notes

Pour les représenter dans votre carte, vous disposez essentiellement de deux possibilités :
1 – Créer des branches par thématiques, indiquer chaque rubrique comme une sous-branche d’une branche de l’ordre du jour.

2 – Mixer les éléments avec l’ordre du jour. Les différentes catégories seront dès lors marquées par des catégories

Les cartes de cet article ont été réalisées par Franco Masucci

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre livre Managez avec le mind mapping coécrit avec l’équipe de Signos.

Plusieurs bonnes pratiques permettent de diminuer la charge cognitive d’une carte mentale de présentation :

1- Limiter le nombre de branches principales

Respectez la Loi de Miller, utilisez entre 5 à 9 branches principales.

2- Jouer sur la structure de la carte

Idéalement le nombre de branches principales devrait se situer entre 5 à 9  pour respecter la théorie de Miller sur la mémoire à court terme. Ainsi, lors de la présentation du sommaire, le public aura une vue d’ensemble de la présentation. Par ailleurs, si l’orateur n’utilise pas le mode présentation ou le focus sur une branche, le public pourra conserver à tout instant le sommaire sous les yeux. A l’instar d’un carte routière, il saura : d’où il vient, où il est, où il va. Par ailleurs, la structure de la carte, permet à chaque instant au public de se repérer facilement au sein de la carte en suivant notamment les rayons. Enfin, suivre les principes du Mind Mapping, un mot clé par branche, réduit d’autant plus la charge cognitive.

3- Plier/déplier les branches

Au fur et à mesure de sa présentation, l’intervenant pourra déplier les branches pour faire découvrir le contenu au public. Certains logiciels permettent également de montrer immédiatement les branches en fonction de leurs niveaux.

4- Réaliser un focus sur une branche

Certains logiciels comme MindManager (sélection de la branche puis appuyer sur la touche F4) permettent de réaliser un focus sur une branche donnée. Par contre, toutes les branches seront positionnées à droite, et non pas tout autour d’un cœur comme dans une carte normale. Si la branche contient trop de sous branches, la vue deviendra vite illisible. Cette fonctionnalité permet d’éviter de créer trop de sous cartes et de se perdre ensuite dans de trop nombreux fichiers. Cela permet de réduire la charge cognitive et de focaliser l’attention.

5- Créer des sous-cartes

Une carte principale peut contenir des sous cartes liés par un simple lien hypertexte. La plupart des logiciels prévoit même de pouvoir exporter une branche en une sous-carte. Toutefois, en multipliant les cartes, le nombre de fichiers devient vite ingérable. Si possible, mieux vaut garder une seule carte. Créer des sous-cartes sera toutefois utile si une partie de la carte est commune avec une ou plusieurs autre carte. Exemple je réalise une formation sur la mémoire et une formation Mind Mapping qui contiennent toutes les deux une partie sur le cerveau. je peux donc créer une sous carte cerveau commune aux cartes Mind Mapping et mémoire. Vous obtenez au final des cartes modules. Ainsi, lorsque vous devrez modifier deux cartes mais une pour mettre à jour l’information.

6- Utiliser le mode présentation

Plusieurs logiciels de Mind Mapping ont développé un mode de présentation basé sur une lecture automatique dans le sens des aiguilles d’une montre en partant du sujet en haut à droite. Par exemple dans MindManager, à l’aide d’une simple touche vous pouvez dérouler branche par branche l’ensemble de la carte. Une fois une branche présentée, elle se replie automatiquement et la suivante s’ouvre.

6- Filtrer ses cartes

La plupart des logiciels de Mind Mapping bénéficient d’une fonction filtre. Grâce à elle, l’intervenant pourra masquer certaines parties de sa carte : ressources, organisation, etc….

Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre livre Managez avec le mind mapping coécrit avec l’équipe de Signos.

 

MindManager version 2017 vient de paraître avec toujours plus de fonctionnalités :

• Un export en HTML5 : vous pouvez ainsi partager vos cartes sur tout type de plateformes. Votre contact pourra les lire de facon dynamique via un simple navigateur web
• 700 nouvelles images pour vous exprimer visuellement
• Un mode timeline : vous pouvez désormais changer la structure de votre carte pour la transformer en ligne de temps verticale ou horizontale. Cette fonctionnalité sera idéale pour représenter la roadmap d’un produit par exemple.

• Une intégration avec Zapier, le célèbre service web pour connecter plusieurs services. Vous pouvez par exemple exporter votre carte dans Google Docs.

Mindjet vous propose une version d’évaluation pour tester le millésime 2017 de MindManager.

Le mind mapping est une technique pour structurer votre pensée par le visuel. Il invite le manager à encadrer une équipe de manière innovante. De la prise de notes au partage de l’information, le mind mapping permet de résoudre des difficultés classiques de l’organisation professionnelle.

Un management classique souvent imparfait

Dans une entreprise ou une collectivité, le rôle du manager est de conduire des projets et d’encadrer une équipe.

Or, la conduite de projet n’est pas toujours aisée, notamment parce qu’elle fait intervenir une multitude d’acteurs. De la conception à la réalisation, rares sont les projets réussis à 100%.

En termes d’encadrement, le manager rencontre souvent des difficultés de communication. Ses consignes ont-elles été comprises ? A-t-il lui-même bien saisi les attentes ou les contraintes de ses subordonnés ?

Ces défauts de communication entraînent bien souvent des mésententes, voire des conflits au sein d’une équipe. Autant de situations facteurs de blocage, de stress et donc d’inefficacité.

Deux causes sont identifiées :

• Le caractère personnel, et donc « bricolé », des méthodes de travail. Prises de notes, mémos personnels, recours aux logiciels tableurs : autant d’initiatives pertinentes à un niveau personnel… Mais qui rencontrent l’incompréhension des collègues, aux méthodes différentes.
• La prédominance culturelle du texte sur l’image. Et ses corolaires : la surinformation et la hiérarchisation difficile des données.

Cependant, l’image comme mode de communication revient en effet en force par la grâce des NTIC (Nouvelle Technologies de l’Information et de la Communication) et de leur faible coût de production.

Le mind mapping : une solution visuelle et créative

De manière plus ou moins consciente, l’homme recourt à cette méthode depuis longtemps. Dans un cadre professionnel, elle offre au manager la possibilité d’organiser son activité de manière innovante.

Cette technique permettent ainsi au manager de surmonter les défis classiques de la gestion de projet et de l’encadrement. Quelques exemples d’applications concrètes :

• La collecte et la diffusion de l’information
• La communication et le partage des idées
• La compréhension et la résolution des problèmes
• Ou encore la prise de décision

Au delà de son aspect innovant et parfois ludique, le mind mapping est donc un outil de développement et de précision de la pensée.

De nombreux ouvrages sur le sujet

Les livres de méthodes sur le sujet commencent à fleurir.

Pour aller au plus pratique, vous pouvez consulter mon livre, « La Boîte à outils du Mind Mapping » (Dunod, 2014). Comme son nom l’indique, ce livre donne de multiples outils pour résoudre par l’image les défis classiques rencontrés par les managers.