HEC Montréal parle de mind mapping dans sa revue Gestion

HEC Montréal vient de publier mon article sur Mieux gérer ses projets avec le mind mapping dans leur revue Gestion du mois de septembre. J’y aborde notamment :

– l’intérêt du mind mapping pour gérer ses projets
– la méthodologie à suivre pour des projets qui tiennent la route

mindmapping-projet

Quels sont les bénéfices du mind mapping pour gérer des projets ?

Je vois 3 principaux bénéfices à utiliser le mind mapping pour gérer ses projets :

  • Garder le projet à vue
    Le Mind mapping permet de garder une vision globale de toutes les informations du projet.
  • Centraliser l’information sur le projet
    Bien souvent, l’information nécessaire pour mener à bien le projet se trouve disperser au quatre coins du système d’information de votre organisation. Les coordonnées des participants au projet se trouve dans le gestionnaire de contact, les échanges se trouvent enfouies dans la messagerie.
  • Découper le projet
    Un projet achoppe de part son apparente complexité. A l’aide du mind mapping, vous allez pouvoir morceler votre projet en plus petites tâches.

A lire

Xavier Delengaigne, Carolina Vincenzoni, Patrick Neveu, Managez avec le Mind mapping, Dunod, 2016

Livre Managez avec le mind mapping
Pierre Mongin, Organisez vos projets avec le mind mapping, Dunod, 2014
Livre Organisez vos projets

3 conseils pour pérenniser les effets d’une formation mind mapping

J’ai eu le plaisir de réaliser une formation mind mapping initiation pour une société suisse lors du mois de septembre. Lors de ce stage, la directrice de l’entreprise m’a posé une très bonne question : « Comment faire pour que mes employés continuent de pratiquer le mind mapping ? »

Je lui ai prodigué trois conseils pour pérenniser les effets de la formation : 1 Pratiquer, 2 Disposer d’un logiciel de mind mapping commun, 3 Se former en continu.

Conseil 1 : Pratiquer !

Le mind mapping, c’est un peu comme un logiciel si vous ne le pratiquez rapidement, vous risquez de l’abandonner. Cette pratique peut être :

  • Individuelle : idéalement, vous devez pratiquer un peu de mind mapping chaque jour pendant au minimum 30 jours. Ainsi, le mind mapping fera partie de vos habitudes. Vous pouvez par exemple tout simplement réaliser votre liste de tâches quotidiennes sous la forme d’une carte mentale
  • Collective : le mind mapping doit idéalement devenir un outil collectif. C’est un peu comme le sport, pratiquer en groupe permet de se motiver mutuellement !

Conseil 2 : Disposer d’un logiciel de mind mapping commun

Afin de partager non seulement les cartes mais aussi les pratiques, je lui ai conseillé de choisir un logiciel de mind mapping pour tous ses employés. Le choix dépend naturellement de plusieurs paramètres : les besoins, la configuration matérielle etc.

Conseil 3 : Se former en continu

Certes, ce conseil est intéressé :). Toutefois, sans piqûre de rappel sur les bonnes pratiques ou de formations complémentaires comme par exemple mieux gérer son temps avec le mind mapping, les pratiques dérivent parfois voire disparaissent. Vous pouvez également progresser grâce à la lecture de livre sur le sujet. Avec Signos, nous avons rédigé un livre dédié au monde de l’entreprise : Managez avec le mind mapping.

Livre Managez avec le mind mapping



Et vous, quels sont vos conseils pour ancrer le mind mapping au sein d’une organisation ?

Le mind mapping : vers un management par l’image !

Le mind mapping est une technique pour structurer votre pensée par le visuel. Il invite le manager à encadrer une équipe de manière innovante. De la prise de notes au partage de l’information, le mind mapping permet de résoudre des difficultés classiques de l’organisation professionnelle.

Un management classique souvent imparfait

Dans une entreprise ou une collectivité, le rôle du manager est de conduire des projets et d’encadrer une équipe.

Or, la conduite de projet n’est pas toujours aisée, notamment parce qu’elle fait intervenir une multitude d’acteurs. De la conception à la réalisation, rares sont les projets réussis à 100%.

En termes d’encadrement, le manager rencontre souvent des difficultés de communication. Ses consignes ont-elles été comprises ? A-t-il lui-même bien saisi les attentes ou les contraintes de ses subordonnés ?

Ces défauts de communication entraînent bien souvent des mésententes, voire des conflits au sein d’une équipe. Autant de situations facteurs de blocage, de stress et donc d’inefficacité.

Deux causes sont identifiées :

    • Le caractère personnel, et donc « bricolé », des méthodes de travail. Prises de notes, mémos personnels, recours aux logiciels tableurs : autant d’initiatives pertinentes à un niveau personnel… Mais qui rencontrent l’incompréhension des collègues, aux méthodes différentes.
    • La prédominance culturelle du texte sur l’image. Et ses corolaires : la surinformation et la hiérarchisation difficile des données.

Cependant, l’image comme mode de communication revient en effet en force par la grâce des NTIC (Nouvelle Technologies de l’Information et de la Communication) et de leur faible coût de production.

Le mind mapping : une solution visuelle et créative

De manière plus ou moins consciente, l’homme recourt à cette méthode depuis longtemps. Dans un cadre professionnel, elle offre au manager la possibilité d’organiser son activité de manière innovante.

Cette technique permettent ainsi au manager de surmonter les défis classiques de la gestion de projet et de l’encadrement. Quelques exemples d’applications concrètes :

  • La collecte et la diffusion de l’information
  • La communication et le partage des idées
  • La compréhension et la résolution des problèmes
  • Ou encore la prise de décision

Au delà de son aspect innovant et parfois ludique, le mind mapping est donc un outil de développement et de précision de la pensée.

De nombreux ouvrages sur le sujet

Les livres de méthodes sur le sujet commencent à fleurir.

Pour aller au plus pratique, vous pouvez consulter mon livre, « La Boîte à outils du Mind Mapping » (Dunod, 2014). Comme son nom l’indique, ce livre donne de multiples outils pour résoudre par l’image les défis classiques rencontrés par les managers.

La société BuyYourWay se forme au mind mapping

La société BuyYourWay a formé ses collaborateurs au mind mapping. BuyYourWay est une société spécialisée dans la RSE (c’est à dire la Responsabilité Sociétale des Entreprises). Son fondateur David Roger a décidé de former son équipe au mind mapping pour gagner en efficacité.
Le 7 février 2016, j’ai donc formé les membres de BuyYourWay au meeting mapping, c’est à dire le mind mapping appliqué aux réunions. Cette formation s’est déroulée dans l’espace de coworking de BeeoTop à Paris. A la suite de la formation, j’ai interviewé David Roger sur son retour par rapport au mind mapping.

Quelles sont les activités de BuyYourWay ?

BuyYourWay est une société dans le conseil et la formation dans le domaine RSE. Elle accompagne les entreprises pour acheter de manière plus responsable, notamment pour :

  • Améliorer les outils
  • Rédiger des cahiers des charges
  • Poser des critères dans les appels d’offre.

BuyYourWay compte plusieurs clients connus : Danone, Damart, Maison du monde, JC Decaux etc.

Pourquoi vous êtes vous décidé à vous former avec vos collaborateurs au mind mapping ?

En fait, j’en avais entendu parlé (en bien:)) depuis quelques temps déjà via mon réseau dans le monde du RSE. En effet, le RSE est avant tout un nouveau mode de pensée. Le mind mapping correspond bien à cette dynamique alternative d’ouverture.

Par ailleurs, je suis attiré par les schémas.
A la base, j’ai une formation d’ingénieur. J’ai tendance à être attiré par le schémas. Pour moi, la carte mentale est ainsi non seulement un schéma mais aussi une méthode très pratique pour collaborer efficacement. Bref, pour moi :

« le mind mapping, c’est une façon moderne de réfléchir et de manager ».

Enfin, j’avais besoin d’un «bon coup de pied aux fesses ! »
J’entends parlé du mind mapping depuis assez longtemps.. A chaque fois, je me disais : JE DOIS M’Y METTRE ! Mais à chaque fois, je ne prenais pas le temps. J’ai donc décidé de mettre un bon coup de pied aux fesses ! Je vous ai donc contacté pour organiser une formation sur le sujet. En un jour, nous avons vu :

  • les bases du mind mapping
  • le logiciel XMind
  • le mind mapping pour les réunions

Formation Meeting Mapping

Pour BuyYourWay, quelles seront les applications du mind mapping ?

Appliquer le mind mapping nécessite une condition préalable : changer ses habitudes ! Pour bien débuter en mind mapping, vous devez perdre un peu de temps pour en gagner par la suite.

Par ailleurs, nous avons tendance à reproduire notre façon de penser et de travailler. En effet, nous avons réussi de cette manière nous continuons de fonctionner de la même façon. Remettre en question votre façon de travailler et de réfléchir demande une effort certain. Toutefois, le mind mapping offre tellement de promesses pour gagner en efficacité que j’ai sauté le pas. !

Certaines de mes collaboratrices ont adhéré tout de suite. Mon associée Fanny a même tout de suite planifié ses vacances avec ! De mon côté, je m’en suis servi pour accompagner un client. J’entrevois de nombreuses possibilités pour appliquer cet outil dans mon quotidien professionnel.

Ainsi, je peux donner 3 conseils à ceux qui débutent en mind mapping :
1 PRATIQUER !
2 PRATIQUER !
3 PRATIQUER !

Les 3 grandes NOUVEAUTÉS de MindManager 2016

La version 2016 de Mindjet MindManager apporte son lot de nouveautés. MindManager, c’est le LOGICIEL de mind mapping professionnel par excellence. Avec sa dernière mouture, Il devient de plus en plus un logiciel complet de management visuel. Il intègre désormais de nouveaux graphiques complémentaires comme le diagramme de flux ou la carte conceptuelle. Naturellement, vous garderez toutes les fonctionnalités de MindManager. Vous pourrez enrichir ces nouveaux schémas avec des liens hypertetxtes, des fichiers joints etc. Vous pourrez également filtrer ces nouveaux schémas via des pictogrammes. Avec MindManager 2016, Mindjet a également continué d’améliorer ses fonctionnalités mind mapping.

Les 3 nouveautés dans MindManager 2016

  • La Carte conceptuelle :

La carte conceptuelle est une méthode graphique développée comme le mind mapping dans les années 70. Comme son nom l’indique, la carte conceptuelle développe les concepts. A l’inverse du mind mapping, dans une carte conceptuelle les relations entre les concepts sont signifiées. La carte conceptuelle gagne a être utilisé dans le monde professionnel. La NASA l’avait par exemple utilisée pour présenter ses missions sur mars. En 2015, mon coauteur Pierre Mongin a écrit un livre sur le sujet. Il s’intitule Managez avec le concept mapping.

  • Le Diagramme de flux

  • Le diagramme de flux est de plus en plus utilisé au sein des entreprises. Il permet de visualiser une vue séquentielle des processus. Dans MindManager 2016, vous allez pouvoir mixer les schémas. Vous allez notamment pouvoir intégrer une carte mentale dans votre diagramme de flux.

  • Et toujours plus de … Mind Mapping !

La version 2016 de MindManager propose encore plus de modèles pour vos réunions. Vous pouvez également plus facilement sur deux cartes en parallèle grâce à la fonction mosaique.

Les points à améliorer dans MindManager 2016

Certaines fonctionnalités pourraient améliorer encore plus MindManager, notamment :

  • Ajouter une fonction classeur :

    A ce jour, MindManager ne permet pas d’organiser ses cartes à l’aide d’un classeur. En effet, à l’image de tableur comme Excel, vous pourriez ainsi créer différentes feuilles pour organiser un projet par exemple. Le logiciel XMind offre par exemple cette fonctionnalité bien pratique.

  • Améliorer La fonction zoom :

    Dans MindManager. Vous pouvez réaliser un zoom sur un embranchement à l’aide de la touche F4 de votre clavier. Toutefois, les branches restent orientées par défaut à droite.

  • Ajouter encore plus de structures pour les embranchements.

    Pour l’instant, Mindmanager vous offre la possibilité de modifier la forme d’un embranchement : organigramme, carte mentale, branches à droites. Toutefois, ajouter d’autres formes graphiques comme la ligne de temps, le tableau décupleraient les possibilités.

Pour aller plus loin

  • L’article de Signos avec les autres nouveautés de MindManager 2016.

Signos, mon partenaire commercial, a rédigé un article sur son blog pour présenter les nouveautés de la version 2016 de MindManager. Nous avons d’ailleurs rédigé notre dernier livre Managez avec le mind mapping à l’aide de MindManager.

  • La Présentation des nouveautés par Mindjet

Mindjet, l’éditeur de MindManager propose une revue des différentes fonctionnalités de la nouvelle version de son logiciel

  • La Version d’essai MindManager :

Mindjet propose une version d’essai de MindManager 2016.

Managers : Gagnez de l’argent avec le mind mapping !

Pour un manager, gagner de l’argent reste le nerf de la guerre. Or, au sein de l’entreprise; certains facteurs entraînent des gaspillages : l’infobésité et le manque de collaboration au sein de vos équipes notamment. Le mind mapping, un outil low cost, vous aidera à réaliser des économies non négligeables. Alors prêt pour la chasse au gaspi ?

Lutter contre l’infobésité

Comme Manager, vous vous trouvez confronté à une surinformation grandissante. Les québecois ont forgé le terme infobésité, un mot valise composé de information et obésité.

Lutter contre l’infobésité, vous permettra de :

  • Garder un cap stratégique :

Le monde de l’entreprise devient de plus en plus complexe. Trop d’informations enmpêchent de prendre des décisions stratégiques. Vous restez scotché aux détails.

Le mind mapping va vous aider à y voir plus clair dans votre stratégie. Comment ? En prenant de la hauteur ! Le mind mapping offre en effet une vue globale d’une situation.

  • Organiser sa pensée :

Comme manager, vous devez avant tout réfléchir ! Pourtant bien souvent, vous restez le nez dans le guidon ! Vous êtes emporté dans le tourbillon quotidien : répondre aux mails, gérer les conflits au sein de vos équipes etc.. Le mind mapping, là encore vous sera d’une grande aide. Il va vous aider à organiser vos idées. Avant de démarrer un projet, vous allez pouvoir ainsi jeter toutes vos idées dans une carte puis les organiser facilement par un processus d’émergence. Ne gardez pas tout dans votre tête : externalisez votre pensée ! Utiliser le mind mapping s’apparente à une épreuve de calcul : Poser une division sur le papier reste plus facile que de procéder au calcul de tête !

  • Synthétiser :

Dans notre société de l’information, synthétiser l’information devient une compétence essentielle. Acquérir l’esprit de synthèse s’apprend. Le mind mapping est l’outil de prédilection pour synthétiser un grand corpus de données. Vous allez pouvoir ainsi passer des données aux informations pour aboutir aux connaissances.

Collaborer !

Au sein des entreprises, collaborer reste souvent un vain mot. Le mind mapping aide pour :

  • En finir avec les décisions unilatérales :

En France, les entreprises restent marquées par un processus décisionnel en forme de pyramide. Bien souvent les décisions restent unilatérales. C’est le seul moyen d’obtenir des décisions rapides disent certains :

« Il faut bien que quelqu’un tranche et décide ! »

Certes, toutefois, la décision ne doit pas forcément résulté d’une seule et meme personne. Le mind mapping consitue l’ooutil idéal pour prendre des décisions collégiales.

  • Arrêter les relations de domination :

Bien souvent, au sein de l’entreprise, les rapports humains restent marqués par des rapports de domination : supérieur/subordonnés par exemple. Le mind mapping va se muer en outil de médiation.

  • Huiler les rouages :

Dans le nombreuses sociétés, le lien social semble rompu. Les rouages du vivre ensemble semblent grippés. Collaborer en mind mapping va permettre d’ajouter de l’huile pour avancer tous ensemble dans la même direction.

Managez avec le mind mapping : le livre !

Pour vous aider à Manager avec le mind mapping, l’équipe Signos et moi vous proposons notre nouveau livre intitulé justement Managez avec le mind mapping. Il paraîtra en février 2016 aux éditions Dunod.

101 astuces pour mieux s’organiser

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J’ai le plaisir de vous annoncer la parution de mon nouveau livre 101 astuces pour mieux s’organiser chez Eyrolles.

Présentation de l’éditeur :

Et si vous décidiez enfin de vous simplifier la vie ? Ranger, classer, trier, organiser ses idées, définir ses objectifs, répartir ses tâches, prendre des décisions, gagner en productivité… En 101 astuces inspirées des méthodes (GTD, ZTD…), des outils (mind mapping, to do list…) et des philosophies (zen…) les plus efficaces du moment, désencombrez votre quotidien et trouvez des solutions rapides et pratiques pour optimiser votre vie personnelle et professionnelle. En fonction de vos objectifs et de vos besoins, piochez dans cette boîte à outils pour trouver la ou les méthodes qui vous conviennent le mieux. Vous pourrez ainsi gagner du temps, non pas pour en faire plus, mais pour en faire moins et libérer de l’énergie pour vous occuper de ce qui compte réellement pour vous.